Hayatımız Toplantı

Toplantılar, iş hayatımızda çok önemli bir yere sahip ve günlük çalışma planımızda çoğunlukla önemli zaman dilimlerini kapsıyor. Pek çok kişi tarafından söylendiği gibi neredeyse toplantı yapmaktan iş yapamaz hale geliyoruz. Gün içinde kimse yerinde değil, ihtiyaç duyduğunuz kişilere ulaşmak neredeyse imkansız. Bu nedenle aslında toplantıların verimli sonuçlar elde edilen keyifli beraberlikler ve anlamlı organizasyonlar olması gerekiyor.

Etkili, verimli, sonuç yaratan toplantılar yapmak için ne yazık ki niyetler yeterli olmuyor. Kaliteli toplantılar yapmak için, toplantı öncesi neler yapılacağı konusunda çalışmak, toplantıya doğru kişileri davet etmek, toplantı esnasında katılımı sağlamak ve toplantıyı iyi yönetmek ve son olarak da toplantı bitiminde alınan kararların hayata geçirilmesine katkıda bulunmak ve / veya takibini yapmak gerekiyor.

Toplantı yapmak için öncelikle kendimizin ve ifade ettiğimizde başkalarının da ikna olacağı nedenlerimiz olmalı. Günümüz iş hayatında ikili görüşmelerle çözümlenebilecek pek çok konuda geniş katılımlı toplantılar düzenlenebildiğini, bunun hem karar sürecini yavaşlattığını hem de çalışanlar için büyük zaman kayıplarına neden olabildiğini görüyoruz.

Hedefe ulaşmanın en iyi yolu toplantı ise, uygun katılımcı profili ve sayısıyla toplantı yapılması bir diğer önemli adım. Buna göre de toplantının amacına ulaşmasını sağlayacak katılımcıları davet etmemiz büyük önem taşıyor. Her şirkette bulunan “toplantıların vazgeçilmez isimleri” bırakalım kendi alanları ile ilgili konulara yoğunlaşsınlar, biz işimizi sonuçlandırabilmek için gerekli kişilerle görüşelim yeter…

Şirketlerde önemli krizlere neden olan sonraki adım ise toplantı yeri organizasyonu… İşyerlerimizde mekanlarımız ne kadar büyük olursa olsun hiçbir zaman yetmeyen tek mekan “toplantı salonları”… Bu organizasyon için hatrı sayılır bir mesai harcayabiliyoruz… Mekanımızı da ayarladıktan sonra sıra toplantı gündemi oluşturarak katılımcıları davet etmeye geliyor. Davetimizde mutlaka bulunması gereken bilgiler toplantı zamanı, yeri, süresi, katılımcılar, toplantı hedefi ve amaçları olmalı.

Türk insanı için toplantılara ayrılan sürelerin uzamasına neden olan en önemli konulardan birisi geç başlayan toplantılar…

Katılımcılardan bir veya daha fazla kişinin toplantıya geç gelmesi nedeni ile “eli kulağında” beklenerek başlanamayan görüşmelerin veya başlanırsa bile gecikenlere yapılan özetlerin konsantrasyonu bozduğunu, diğer katılımcılarda tavır değişikliklerine neden olduğunu hatta toplantı sonuçlarının bile bu durumlardan etkilenebildiğini biliyor muydunuz ? Gecikmeler şirket kültürüne göre dozu değişir nitelikte olsa da, hemen hemen her yerde karşımıza çıkıyor. Bunu önlemenin yolu her toplantıya tek bir katılımcı bile gelmiş olsa zamanında hatta en önemli gündem maddesi ile başlamak… Böylelikle kurumlarımızda toplantı kültürü yaratmaya da başlamış olabiliriz.

“Her toplantı, kurumun değerlerini ve tarzını yansıtan küçük bir evrendir…” Richard J. Dunsing

Toplantıyı doğru şekilde yönetmek işin en can alıcı noktalarından, herkesin fikrini almak, baskın tipolojileri dengelemek, anlaşmazlık ve ikili tartışmaları düzenlemek, uzayan toplantılarda dikkati devam ettirmek, karara varılmasını sağlamak ve toplantıyı zamanında verimli şekilde bitirebilmek toplantıyı yöneten kişinin sorumlulukları ve emin olun hiç kolay değil. Birkaç ana başlık üzerinde saatlerce fikir yürütülen, bittiğinde de kafanız tamamen karışmış ve hiçbir karara varılamadığını şaşkınlıkla fark etmiş olduğunuz çok sayıda toplantıya katıldığınıza eminiz. Ne yazık ki bu toplantılar var ve şu anda bile bir yerlerde uzun uzun devam ediyorlar…

Toplantıda alınan kararların uygulanması ve sonuçlarının duyurulması ile bu süreç tamamlanmış oluyor ancak görüyoruz ki özellikle periyodik toplantılarda bir sonraki toplantı önceki toplantıda alınan kararların neden hayata geçemediği konusunda birbirimizi ikna ettiğimiz konuşmalardan öteye gidemiyor.

Verimli bir toplantının gereklerini mutlaka hepimiz biliyoruz… Belki de mesai saatleri içinde birlikte vakit geçirmeyi, sohbet etmeyi, bol bol çay-kahve içmeyi ve konuları çok önemli görüp bir türlü çözememeyi seviyoruz… Hadi bunu bir sonraki toplantıda konuşalım…

Meriç Koraltürk Polat

0 cevaplar

Cevapla

Yazıyla ilgili ne düşünüyorsun?
Paylaşmandan mutlu oluruz!

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir